A. Latar Belakang Masalah PROGRAM APLIKASI KEARSIPAN PADA PT MULTIFILING MITRA INDONESIACIKARANG DENGAN DELPHI 0.6
Dewasa ini, informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi,
baik organisasi pemerintah maupun swasta. Keseluruhan kegiatan organisasi
pada dasarnya membutuhkan informasi. Oleh karena itu, informasi menjadi
bagian yang sangat penting untuk mendukung proses kerja administrasi dan
pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dari birokrasi didalam menghadapi
perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Salah satu
sumber informasi yang penting supaya dapat menunjang proses kegiatan
administrasi adalah arsip.
Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip
berfungsi sebagai pusat ingatan, alat bantu pengambilan keputusan, bukti
eksistensi organisasi dan untuk kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan
fungsi arsip yang sangat penting tersebut maka harus mempunyai menajeman
atau pengelolaan arsip yang baik sejak penciptaan arsip sampai dengan
penyusutan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjung kegiatan administrasi
agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan.
Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya
sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di
hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam
itu kurang memberikan dukungan dengan image yang selalu menempatkan
bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas kerja
lainnya. Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi
dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan
klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau
organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin
pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak sebandingnya insentif yang
diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya.
Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya
adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah
yang sangat mendukung dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib
administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi “omong kosong” apabila
tidak dimulai dari tertib kearsipannya.
Dipandang dari nilai pentingnya arsip, semua orang akan mengatakan
penting atau sangat penting bahkan seorang pakar kearsipan mengungkapkan
bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum,
tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa
identitas kolektif. Tetapi tidak dengan sendirinya arsip-arsip akan menjadi
memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas
kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara
baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai
informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi. Arsip memang
bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima
dan diciptakan oleh organinasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan
disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya.
Sebagai salah satu sumber informasi arsip memiliki banyak fungsi yang
signifikan untuk menunjang kegiatan administratif dan fungsi-fungsi
manajemen, disamping sebagai sumber primer bagi para peneliti. Semakin
pentingnya keamanan arsip banyak perusahaan-perusahaan memilih jasa-jasa
penyimpanan arsip sebagai alat untuk menyimpan arsip mereka agar lebih
aman dan tidak memerlukan tempat yang luas di perusahaan mereka.
PT Multifiling Mitra Indonesia adalah salah satu dari penyedia jasa
pengelolaan arsip atau dokumen organisasi (Outsourcing Vendor). Adapun
jasa yang diberikan oleh PT Multifiling Mitra Indonesia meliputi Pengelolaan
Kearsipan Modern (Modern Archives Management) dan Jasa Alih Media
(Business Imaging Senfices), dimana PT Multifiling Mitra Indonesia
melaksanakan keseluruhan proses kearsipan dari mulai seleksi arsip,
penyimpanan sampai dengan perawatan.
Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa penyimpanan arsip
PT Multifiling Mitra Indonesia telah mengembangkan beberapa teknik dalam
penyimpanan data baik Pengelolaan Kearsipan Modern (Modern Archives
Management) dan Jasa Alih Media (Business Imaging Senfices). Untuk
kemudahan dalam pengelolaan dan kinerja kearsipan modern dan Jasa Alih
Media PT Mulitifiling Mitra Indonesia menggunakan program-program
aplikasi di setiap departementnya dianataranya departement Warehouse yang
menggunakan Aplikasi RMS (Record Management Service), PT Multifiling
Mitra Indonesia banyak mengembangkan program-program aplikasi data
entry, program ini untuk memperjelas lalulintas arsip yang keluar masuk PT
Multifiling Mitra Indonesia. Fungsi dan keguanaan program aplikasi
disesuaikan dengan masing-masing devisi. Penulis berada pada departement
Warehouse, pada departement ini program aplikasi yang digunakan adalah
RMS ( Record Management Service ), fungsi dari RMS untuk mangatur lalu
lintas arsip dengan cakupan Bok dari setiap customer. Lain dengan FIF (
Federal International Finance ), customer ini cara penyimpananya perbok,
tetapi peminjamanya perarsip, arsip tersebut berupa arsip kontrak. Berhubung
cara penyimpanan perbok dan peminjaman perarsip maka proses pencarian
lokasinya membutuhkan waktu yang tidak sedikit. Hal itu dikarenan sebelum
diketahui kode lokasi pemakai harus mengatahui kode lokasinya dulu. Untuk
mengetahui kode lokasi pemakai harus mengetahui Kode MMInya dulu,dan
untuk mengetahui kode MMI pemakai harus melihat RA ( Regristation Arsip).
Untuk itu penulis mencoba memecahkan masalah tersebut dengan
membuat Progam Aplikasi Kearsipan untuk customer FIF. Program aplikasi
ini akan mempercepat pencarian arsip. Pemakai cukup memasukan kode
customer, nomer kontrak dan periode, secara langsung akan mendapatkan
kode MMI dan kode Lokasi. Progam Aplikasi kearsipan selain untuk
mempermudah pencarian arsip dan membuat laporan peminjaman, juga untuk
mengetahui status arsip yang dipinjam.
22.04
Unknown
Comment With Facebook!
Rating: 4.5 | Reviewer: Unknown | ItemReviewed: PROGRAM APLIKASI KEARSIPAN PADA PT MULTIFILING MITRA INDONESIACIKARANG DENGAN DELPHI 0.6
Posted in: Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer
Posted in: Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer